Dine persondata
UC SYD behandler og opbevarer dine persondata både i forbindelse med din ansøgning til en af vore uddannelser og din efterfølgende studietid.
UC SYD er den dataansvarlige for dine persondata. Det betyder, at vi har pligt til at behandle dine data på en ansvarlig måde. Vi har tilknyttet en Databeskyttelsesrådgiver (DPO), som fører tilsyn med, at vores behandling af persondata sker i henhold til reglerne på området.
Som studerende skal du være opmærksom på, at vi sender beskeder til dig både til din mail og din e-boks. Du skal derfor løbende holde dig ajour begge steder.
Når du søger om optagelse
Din ansøgning med tilhørende bilag opbevares i vores studieadministrative system, som er godkendt til sikker databehandling. Oplysningerne bliver brugt til at vurdere, om du kan optages på studiet. Vi benytter udelukkende data, som du selv har opgivet. Materialet slettes ikke.
Dine oplysninger vil blive brugt i anonymiseret form til statistiske formål, f.eks. udarbejdelse af oversigter over studerendes uddannelsesmæssige baggrund, alder, karaktergennemsnit, fuldførelsesprocenter m.v.
Anonymiseret vil sige, at vi ikke kan identificere dig som enkelt studerende i dataene.
Hvis du har tilmeldt dig via ucsyd.dk vil de informationer du har givet ved tilmeldingen blive gemt i hjemmesidens database, hvorfra de slettes 6 måneder efter. Godkendte tilmeldinger overføres til UC SYDs studieadministrative system.
Når du bliver optaget på en uddannelse
Når du bliver optaget på en af vore uddannelser, bruger vi dine data til at administrere dit studieforløb.
Vi bruger bl.a. oplysningerne til at rekvirere login til UC SYDs systemer, som brugernavn til it-systemer, f.eks. trådløst netværk, Its learning, print, UMS m.m.
UC SYD anvender og videregiver persondata til tredje mand, f.eks. i forbindelse med deltagertilskud til studerende på Den sociale diplomuddannelse, som Socialstyrelsen fører kontrol og revision af.
Persondata under studiet
Journalsag over dit studie
UC SYD opretter en journalsag om dig og dit studieforløb i vores journalsystem. Journalsagen har det formål at opbevare og dokumentere forhold, som angår dit studie. Det kan f.eks. være dokumenter, som har betydning for klager mv. Eventuel korrespondance med dig om samme emner opbevares også i journalsagen.
Når du har adgang til UC SYDs IT-systemer
UC SYDs IT-systemer er integreret med vores studieadministrative system, SIS, hvilket betyder, at stamoplysninger som navn, initialer mm. er tilgængelige for de fleste af UC SYDs IT-systemer.
Når du bliver oprettet i UC SYDs IT-systemer, gemmes de bruger rettigheder, du har fået tildelt sammen med øvrige stamoplysninger.
Automatiske profiler
Dine data vil ikke blive anvendt til at generere automatiske profiler eller afgørelser.
Projekter/opgaver
De projekter og opgaver, som du afleverer i løbet af dit studieforløb, bliver opbevaret i det studieadministrative system, Wiseflow.
Derudover vil dine projekter/opgaver blive opbevaret varigt i systemet Euphorus, hvis formål er plagiatkontrol.
Slettefrister
Der er forskellige slettefrister, alt efter hvilken type oplysninger vi opbevarer om dit studieforløb. Udgangspunktet er naturligvis, at vi sletter hurtigst muligt. Slettefrister forlænges i de tilfælde, hvor der verserer en klagesag, indtil klagesagen er afsluttet.
Særligt om karakterer
Vi opbevarer dine karakterer og yderligere informationer fra dit uddannelsesbevis i vores studieadministrative system i 30 år efter, du har afsluttet din uddannelse.
Når du bruger dit studiekort
Når du bruger dit studiekort til at aktivere de elektroniske dørlåse, bliver det registreret.
Registreringen viser, hvornår dit kort er blevet brugt, og hvor. Vi bruger kun registreringen i helt særlige tilfælde, f.eks. i tilfælde af indbrud/tyveri. Registreringen overskrives med jævne mellemrum og er altså ikke bestandig.
Du kan også benytte dit studiekort til at udskrive via kopi- og printsystemet.
Videoovervågning på campus fællesarealer og parkering
Der er videoovervågning på campus for fællesarealer og parkeringsarealer. Data registres på interne servere og gemmes i 30 dage, hvorefter de slettes automatisk. Optagelserne gennemses udelukkende ved en utilsigtet adgang til en bygning eller område og i forbindelse med en strafbar hændelse.
Når du går på nettet
Dine besøg på internetsider registreres ikke centralt.
Når du bruger biblioteket
Når du bliver optaget på en af vore uddannelser, bliver du automatisk oprettet som bruger ved UC SYD Biblioteket. Når du låner, afleverer eller fornyer en bog eller andet materiale ved vores bibliotek, registreres det elektronisk i bibliotekssystemet, hvem der har foretaget handlingen, hvilket materiale det drejer sig om og tidspunktet for handlingen. Denne information anonymiseres 4 uger efter materialet er afleveret.
Biblioteket vil i særlige tilfælde, hvor det drejer sig om en ubetalt erstatning, videresende relevante oplysninger til SKAT for at oprette en inddrivelse på erstatningen.
Persondata efter studiet
Da UC SYD er forpligtet til løbende at tilpasse uddannelserne til beskæftigelsen på arbejdsmarkedet, vil du efter endt studie kunne blive kontaktet bl.a. pr. mail eller telefon med henblik på at deltage i spørgeskemaundersøgelser og interviews om din aktuelle beskæftigelsessituation samt aktuelle relevante uddannelsestilbud.
Særligt om dine rettigheder
Persondataforordningen giver dig grundlæggende rettigheder i forhold til virksomheder og organisationer, som behandler dine persondata. Dette er også gældende for UC SYD. Vi gør opmærksom på, at UC SYD er underlagt særlig lovgivning, som i flere tilfælde modererer disse rettigheder (i overensstemmelse med persondataforordningen).
Dette vedrører specielt hvilke data, vi kan slette om dig. Du kan læse mere om dine rettigheder og GDPR ved UC SYD på: https://www.ucsyd.dk/persondataforordningen
Kontaktoplysninger
UC SYD (dataansvarlig)
UC SYD
Degnevej 16,
6705 Esbjerg Ø
Tlf: 7266 2000
Mail: ucsyd@ucsyd.dk
CVR-nummer: 30840402
Databeskyttelsesrådgiver (DPO)
Nilaus Fibecker Christiansen
DPO- og GDPR-koordinator
dpo@ucsyd.dk